5% rabatu przy zamówieniach powyżej 120 zł. Kod: MAY5    00 dni 00 godzin 00 minut 00

Adresowanie kopert, jak poprawnie adresować koperty?

Mogłoby się wydawać, że w dzisiejszym świecie tradycyjna poczta to już właściwie przeżytek, a korespondencja nadawana w ten sposób odchodzi w zapomnienie. Mimo że papierowe listy są coraz powszechniej zastępowane przez ich elektroniczne wersje przesyłane kanałami online, nadal znajdą się obszary, w których na co dzień wykorzystuje się tradycyjną pocztę. Dotyczy to szczególnie urzędów i rozmaitych firm, porozumiewających się w oficjalnej komunikacji za pośrednictwem tej formy kontaktu i wymagających tego samego od osób, które chcą załatwić z nimi swoją sprawę. Najczęstszym problemem, jaki pojawia się podczas przygotowywania listu, jest kwestia poprawnego zaadresowania koperty. Jak zrobić to zgodnie z obowiązującymi standardami, aby nie narazić się na niepożądane faux pas? Poniżej znajdziesz garść cennych wskazówek.


Adresowanie kopert do firmy do konkretnej osoby


Należy pamiętać, że koperta to nie tylko rodzaj bezpiecznego opakowania, ale również wyraz szacunku do adresata i dowód wysokiej kultury osobistej osoby nadającej list. Przede wszystkim jednak stanowi ona niezbędne narzędzie dla doręczających, którzy bez poprawnie zaadresowanej koperty nie są w stanie sprawnie dostarczyć przesyłki do oczekiwanego odbiorcy. Korespondencja firmowa jest ponadto uważana za oficjalną. Z tego powodu dbałość o jej poprawne, zgodne z obowiązującymi wymogami zaadresowanie okazuje się szczególnie istotne.

Ważny okazuje się już sam układ koperty, który nie może być przypadkowy. Rozmieszczenie poszczególnych danych powinno być zgodne z odgórnie ustalonym porządkiem i przebiegać według poniższych zasad:


  1. informacje o nadawcy:

    • dane personalne nadawcy należy umieścić w lewym górnym rogu (nadawanie listu anonimowo jest nie tylko nieuprzejme, ale również może być problematyczne w przypadku konieczności zwrotu przesyłki)

  2. informacje o adresacie:

    • powinny znajdować się w prawym dolnym rogu
    • najpierw należy zamieścić imię i nazwisko osoby, będącej adresatem listu - ważne, aby dane personalne były poprzedzone odpowiednim zwrotem grzecznościowym, który jest obowiązkowy w tego rodzaju korespondencji. Najlepiej zapisać go w pełnym brzmieniu, czyli: Szanowny Panie/Szanowna Pani/Szanowni Państwo (bezpieczniej zrezygnować ze skrótu Sz.P., ponieważ uważa się go za niezgodny z etykietą językową)
    • po imieniu i nazwisku powinna znaleźć się nazwa pełnionego stanowiska (jeśli adresat listu posiada tytuł naukowy, warto zamieścić go przed danymi personalnymi)
    • aby ułatwić dostarczenie korespondencji firmowej do adresata, można również zamieścić na kopercie nazwę działu, w którym dana osoba pracuje (jest to rozwiązanie opcjonalne, ale niekiedy okazuje się bardzo pomocne)
    • pod danymi personalnymi adresata należy zamieścić nazwę firmy wraz z jej adresem (ulicą, numerem budynku i lokalu oraz kodem pocztowym i miejscowością).

Wzór adresowania kopert


Przestrzeganie przedstawionego rozmieszczenia danych nadawcy i odbiorcy stanowi kwestię priorytetową, ponieważ ich prawidłowy zapis umożliwi pracownikom poczty bezbłędną i bezproblemową nawigację korespondencji. Poczta firmowa często zawiera ważne dokumenty i poufne informacje, dlatego warto dołożyć wszelkich starań do poprawnego zaadresowania koperty. Dzięki temu można znacznie zminimalizować ryzyko zagubienia listu czy dostarczenia go do niewłaściwej osoby.

Zgodnie z poczynionymi wyżej ustaleniami, poprawnie zaadresowana koperta do konkretnej osoby z firmy, powinna wyglądać zatem następująco:

np. Szanowny Pan Stanisław Kowalski

Dział kadr i płac

Firma XYZ

ul. Stawowa 13/6

02-300 Warszawa

Adresowanie kopert według powyższego wzoru zapewni poprawne odczytanie listu i bezproblemowe doręczenie go do odbiorcy. Warto przy tym zadbać o staranne, czytelne pismo, aby bezbłędne rozszyfrowanie danych personalnych nie stanowiło problemu dla pracownika poczty. Aby prawidłowo nadać list do odbiorcy, trzeba również zakupić w placówce pocztowej odpowiedni znaczek i następnie umieścić go w prawym górnym rogu koperty.